“Todo el mundo lo hace así”.
“Llevo veinte años trabajando en esto y nunca he tenido un problema”.
Y, en actividades reguladas mediante plataformas oficiales, puede aparecer una tercera frase:
“El sistema me deja hacerlo”.
Las tres pueden ser ciertas. Ninguna demuestra, por sí sola, que una práctica esté ajustada a la normatividad.
La experiencia permite conocer cómo funciona realmente un sector. Ese conocimiento es indispensable: un abogado que desconoce la operación del negocio puede terminar proponiendo soluciones impecables sobre el papel e inútiles en la práctica.
El problema aparece cuando se da un paso adicional y se convierte una práctica extendida en una conclusión jurídica.
“Así se hace” y “así lo permite la norma” no significan lo mismo.
La odontología ofrece un ejemplo particularmente claro.
El problema puede pasar inadvertido durante años
En la práctica es comprensible que varios odontólogos quieran utilizar una misma infraestructura en días diferentes. Una unidad odontológica completamente dotada representa una inversión importante. Si un profesional la utiliza el lunes y otro podría aprovecharla el martes, mantenerla desocupada parece económicamente ineficiente.
Ese funcionamiento puede repetirse durante años hasta convertirse en algo completamente normal dentro del sector.
Cuando se plantea entonces la posible existencia de una doble habilitación, aparecen respuestas como:
“Eso solamente aplica a las IPS”.
“A los profesionales independientes no les aplica”.
“Siempre hemos compartido los consultorios de esa manera”.
O incluso:
“El aplicativo del REPS —la plataforma informática oficial— me permite ‘deshabilitar’ a uno y habilitar al otro”.
Es precisamente allí donde conviene separar la experiencia práctica de la estructura jurídica.
El primer error: pensar que “prestador” significa únicamente IPS
Buena parte de la confusión comienza con el concepto de prestador de servicios de salud.
En el lenguaje cotidiano puede asociarse inmediatamente con una clínica, un hospital o una IPS. El Decreto 780 de 2016 utiliza una categoría más amplia.
Su artículo 2.5.1.1.3 incluye expresamente entre los prestadores de servicios de salud a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y a los Profesionales Independientes de Salud. Estos últimos son las personas naturales del área de la salud facultadas para actuar autónomamente en la prestación del servicio.
La consecuencia es sencilla:
un odontólogo que actúa como profesional independiente también es un prestador de servicios de salud.
No es una IPS.
Pero sí es un prestador.
Por eso no puede concluirse que una regla dirigida a los “prestadores de servicios de salud” se aplica exclusivamente a las IPS.
Lo que se habilita es el servicio
La segunda pieza es igualmente importante.
La habilitación no consiste simplemente en acreditar que una persona tiene título de odontólogo y puede ejercer su profesión.
El profesional independiente se inscribe en el REPS y declara los servicios de salud que pretende ofertar. Para ello debe identificar, entre otros elementos, la sede, el servicio, la modalidad y la capacidad instalada, y efectuar la correspondiente declaración de autoevaluación.
El servicio habilitado tampoco se reduce al nombre “odontología general” o a la presencia física del odontólogo. Su funcionamiento involucra infraestructura, dotación, talento humano, procesos y demás recursos necesarios para cumplir los estándares de habilitación.
Por eso la pregunta jurídicamente relevante no es simplemente:
“¿Quién está hoy utilizando el consultorio?”
Hay que preguntar:
¿quién es el prestador responsable, qué servicio tiene habilitado y con qué infraestructura y recursos está soportando esa habilitación?
Ahí aparece la doble habilitación.
La doble habilitación existe y no es exclusiva de las IPS
El artículo 9 de la Resolución 3100 de 2019 establece que el prestador que habilita un servicio es responsable del cumplimiento y mantenimiento de todos sus estándares, incluso cuando para su funcionamiento concurran otras personas, organizaciones o figuras contractuales.
La disposición termina con una regla expresa:
“El servicio debe ser habilitado únicamente por el prestador de servicios de salud responsable del mismo. No se permite la doble habilitación de un servicio”.
La conexión normativa es directa:
Profesional independiente → es prestador.
Prestador → habilita un servicio.
Servicio → debe tener un único prestador responsable.
Por eso afirmar que la doble habilitación solamente existe entre IPS parte de una premisa equivocada.
Dos odontólogos pueden tener el mismo tipo de servicio
Esto tampoco significa que dos odontólogos independientes no puedan tener habilitado el mismo tipo de servicio.
Pueden.
El odontólogo A puede tener habilitada odontología y el odontólogo B también.
El problema aparece cuando dos prestadores diferentes pretenden soportar sus habilitaciones sobre el mismo servicio, bajo las mismas condiciones y utilizando la misma infraestructura y recursos.
Ese punto fue analizado por el Ministerio de Salud en el concepto con radicado 2025231000075991 del 18 de enero de 2025.
Al interpretar qué debe entenderse por “mismo servicio”, el Ministerio tuvo en cuenta la infraestructura, los recursos y las capacidades técnicas y humanas. Señaló que, cuando diferentes prestadores ofrecen servicios similares, cada uno debe contar con su habilitación individual en función de su propia infraestructura, sin solapamiento.
El concepto no crea la prohibición. Esa ya existe en el artículo 9.
Su importancia consiste en mostrar cómo interpreta el propio Ministerio la prohibición cuando distintos prestadores pretenden utilizar los mismos recursos para soportar sus habilitaciones.
“Uno trabaja hoy y el otro mañana”
Supongamos que existe un consultorio con una unidad odontológica y los equipos necesarios.
El odontólogo A trabaja allí los lunes.
El odontólogo B trabaja allí los martes.
Nunca coinciden físicamente.
La reacción intuitiva puede ser:
“Si nunca utilizan el consultorio al mismo tiempo, no hay doble habilitación”.
Pero esa respuesta confunde horario de utilización con vigencia de la habilitación.
Si A es profesional independiente habilitado, A es un prestador.
Si B también lo es, B es otro prestador.
Y si ambos mantienen vigentes sus respectivas habilitaciones soportadas sobre el mismo consultorio, la misma unidad y los mismos recursos, la habilitación de A no desaparece cuando termina de trabajar el lunes.
Tampoco la de B nace únicamente cuando llega el martes.
Los horarios pueden alternarse. Las habilitaciones permanecen vigentes.
La pregunta correcta, entonces, no es si los dos odontólogos están sentados simultáneamente en el mismo sillón.
Es esta:
¿existen dos prestadores cuyas habilitaciones se encuentran soportadas sobre la misma infraestructura y recursos?
Bajo el criterio expresado por Minsalud en enero de 2025, ahí aparece precisamente el problema de solapamiento.
El aplicativo del REPS puede contribuir a la confusión
Aquí aparece un fenómeno particularmente interesante.
Quien utiliza habitualmente la plataforma puede decir:
“Pero el aplicativo del REPS me deja hacerlo”.
Y esa circunstancia puede producir una falsa sensación de seguridad: si una plataforma oficial acepta el diligenciamiento, parece razonable pensar que aquello que se está haciendo está permitido.
Pero jurídicamente no funciona así.
El REPS es una herramienta para diligenciar, declarar y tramitar información. No es un sistema que, por el simple hecho de permitir llenar un formulario, certifique que la operación subyacente cumple con todas las normas de habilitación.
La propia Resolución 3100 exige que el interesado determine los servicios, la capacidad instalada y demás datos, diligencie el formulario y realice una declaración de autoevaluación. Después debe radicar el formulario y los soportes ante la Secretaría de Salud correspondiente. La Secretaría verifica la documentación y, cumplido el procedimiento, registra la inscripción y expide la constancia de habilitación.
En Bogotá, la Secretaría lo advierte expresamente: la recepción de los documentos no implica una decisión favorable del trámite; estos son objeto de verificación y validación.
Más revelador todavía es el propio portal del REPS para novedades:
hasta que el formulario y sus documentos no sean radicados ante la entidad territorial, la novedad no se considera radicada ni se refleja en el REPS.
Esto obliga a distinguir tres cosas:
lo que el software permite diligenciar;
la novedad jurídica que se pretende reportar;
y la realidad material del servicio que debe corresponder con esa novedad.
No son equivalentes.
“Deshabilitar” en la plataforma no es una categoría jurídica
En la práctica pueden utilizarse expresiones como:
“me deshabilito”, “quito mi habilitación”, “saco a uno y pongo al otro”.
Pero esa terminología informática o coloquial no sustituye las categorías de la Resolución 3100.
El artículo 12 distingue expresamente, entre las novedades del servicio:
- cierre temporal;
- reactivación;
- cierre definitivo;
- cambio de horario de prestación del servicio.
Y, dentro de las novedades de capacidad instalada, diferencia también la apertura y el cierre de consultorios.
Esa separación es jurídicamente importante.
Cambiar el horario no es cerrar el servicio.
Cerrar un consultorio no es necesariamente cerrar el servicio.
Y terminar la jornada de trabajo tampoco equivale a un cierre temporal.
El cierre temporal no es un switch para administrar turnos
El artículo 13 de la Resolución 3100 permite al prestador reportar el cierre temporal de un servicio y posteriormente su reactivación. La norma no establece una lista taxativa de motivos que deban causar ese cierre.
Pero de ahí no se sigue que el cierre temporal pueda utilizarse como un interruptor cotidiano para alternar prestadores sobre una misma infraestructura.
Si la realidad es:
A trabaja lunes y miércoles; B trabaja martes y jueves,
eso describe una distribución ordinaria de horarios.
No describe naturalmente cuatro cierres y cuatro reaperturas sucesivas del servicio cada semana.
Por eso, si se utiliza la novedad de cierre temporal únicamente para hacer desaparecer registralmente a un prestador durante unas horas y permitir que otro ocupe la misma infraestructura, surge una pregunta que ya no es informática sino jurídica:
¿el servicio realmente cerró, o se está utilizando la figura del cierre para representar como una sucesión de cierres lo que materialmente es una rotación permanente de horarios?
No toda utilización incorrecta de la plataforma puede calificarse automáticamente como simulación. Eso dependerá de lo ocurrido y de lo efectivamente declarado.
Pero si materialmente no existe un cierre y este se reporta únicamente para crear una apariencia registral distinta de la operación real, la discordancia entre lo declarado y la realidad se vuelve jurídicamente relevante.
El REPS debe reflejar la situación del servicio.
No crearla artificialmente.
“La plataforma lo aceptó” tampoco significa “la norma lo autorizó”
Este es quizá el punto más importante.
Una plataforma oficial puede aceptar el diligenciamiento porque el sistema funciona sobre información que el propio prestador declara.
Eso no significa que cada dato ingresado haya sido previamente contrastado por el software con todas las normas sanitarias aplicables.
La plataforma permite tramitar.
La norma determina qué está permitido.
La autoridad territorial verifica y administra el registro dentro de sus competencias.
Confundir esos niveles puede producir exactamente la falsa seguridad que durante años acompaña algunas prácticas sectoriales.
“El sistema me dejó hacerlo” demuestra que el sistema permitió ejecutar una operación.
No demuestra todavía que la operación estuviera jurídicamente permitida.
Y esa diferencia es tan importante como la existente entre:
“nunca me han sancionado”
y
“la norma me autoriza”.
El contrato tampoco corrige una estructura contraria a la habilitación
La misma lógica aplica cuando se intenta solucionar el problema mediante contratos de mandato, arrendamiento, prestación de servicios o uso de consultorio.
Todos pueden ser negocios jurídicos válidos.
Un arrendamiento puede explicar por qué un profesional dispone de determinada infraestructura. Un mandato puede justificar que un tercero administre su agenda o realice determinadas gestiones.
Pero el artículo 9 establece expresamente que la responsabilidad sobre el servicio se mantiene con independencia de las organizaciones, personas y figuras contractuales que concurran a su funcionamiento.
El contrato puede organizar la operación.
No puede reescribir la regla sanitaria.
Lo mismo ocurre con el software.
Veinte años pueden demostrar experiencia, no legalidad
Un profesional puede afirmar con absoluta sinceridad:
“Llevo veinte años haciéndolo así y nunca he tenido un problema”.
Puede tener razón.
Puede haber aprendido la práctica de otros profesionales, haberla utilizado durante décadas e incluso haberla ejecutado repetidamente dentro de una plataforma oficial.
Pero esos veinte años prueban una sola cosa:
que durante veinte años se ha hecho de esa manera.
No prueban que el artículo 9 no exista.
No convierten al profesional independiente en alguien distinto de un prestador.
No convierten un horario en un cierre temporal.
Y tampoco convierten una funcionalidad del REPS en una autorización jurídica.
Las prácticas se transmiten. También las interpretaciones equivocadas.
Por eso la experiencia debe ser el punto de partida del análisis, no su conclusión.
La pregunta útil no es únicamente:
“¿Cómo se hace normalmente?”
Debe seguir otra:
“¿Por qué jurídicamente puede hacerse así?”
Si existe una respuesta normativa, la práctica se conserva.
Si requiere ajustes, habrá que hacerlos.
Y si la única explicación sigue siendo “porque todo el mundo lo hace”, todavía falta hacer una parte esencial del análisis.
Que todos lo hagan no significa que esté ajustado a la normatividad.
La Resolución 1732 de 2026 continúa registrada por el Ministerio de Salud como pendiente de publicación en el Diario Oficial, por lo que este análisis se sustenta en el régimen actualmente aplicable de la Resolución 3100 de 2019, el Decreto 780 de 2016 y el concepto de Minsalud del 18 de enero de 2025. La nueva regulación, sin embargo, conserva expresamente la regla central: su artículo 9 mantiene que el servicio debe ser habilitado únicamente por el prestador responsable y que no se permite la doble habilitación de un servicio. Asimismo, mantiene el cierre temporal como una novedad regulada y exige que la información del REPS refleje de manera veraz y oportuna la operación de los servicios.
Fuentes normativas principales: Decreto 780 de 2016; Resolución 3100 de 2019, especialmente artículos 9, 12 y 13; Concepto del Ministerio de Salud, radicado 2025231000075991 del 18 de enero de 2025; portal e instructivos oficiales del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud —REPS—.